法人の住所変更に必要な手続きとは？法務局以外での届出先についても解説
オフィスの移転を検討する際、荷物の移動だけでなくさまざまな手続きが待ち受けています。
とくに法人における住所変更は、単なる郵便物の転送設定だけでは終わらず、手続きの漏れに不安を感じる経営者の方も多いでしょう。
本記事では、法人の住所変更に伴う本店移転登記の仕組みや必要な手続きについて解説します。
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法人の住所変更とは？
法人の住所変更とは、登記上の「本店所在地」を移転し、法務局で本店移転登記をおこなうことを指します。
単にオフィスの場所を移して郵便物の送付先を変えるだけでは、住所変更の手続きは完了しません。
会社法では、実際に本店を移転した日から2週間以内に変更登記をおこなうよう定められています。
期限を過ぎると登記を怠った代表者が過料の対象となる可能性があるため、注意しなければなりません。
手続きの際は、会社の定款に本店所在地がどこまで記載されているかによって、定款変更の要否が変わります。
また、移転先が同じ法務局の管轄内か管轄外かによって、登記手続きの方法や登録免許税の扱いも異なる点を知っておくべきでしょう。
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本店移転登記をおこなうための手順
法人の住所を変更する手順は、定款記載内容の確認から社内決議を経て、本店移転登記を申請する流れとなります。
まずは定款を確認し、記載された市区町村をまたぐ移転などで定款の変更が必要な場合は、原則として株主総会の特別決議をおこなわなければなりません。
一方、定款変更を伴わない移転であれば、取締役の過半数の一致などによって移転先を決定できます。
社内決議を終えて移転した後は、管轄内なら現在の登記所へ、管轄外なら旧所在地を経由して新旧の登記所へ同時に変更登記を申請しましょう。
申請の必要書類は会社の機関設計などによって異なります。
登記は移転日から2週間以内であるため、オフィスの賃貸借契約から登記完了までを一連のスケジュールとして計画することが重要です。
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法務局以外で手続きが必要な届出先
法人の住所変更では、本店移転登記だけでなく税務署や年金事務所などへの届出も不可欠です。
税務関係では、異動前の所在地を所轄する税務署へ「異動届出書」を提出し、給与支払事務所を移転した場合は給与支払事務所の移転届出書も提出しなければなりません。
労働保険や雇用保険の適用事業所では、労働基準監督署やハローワークに対しても、変更日の翌日から10日以内に事業所所在地の変更届を提出する義務があります。
また、健康保険や厚生年金保険の適用事業所は、事実発生から5日以内に日本年金機構への届出が求められます。
この際、添付書類として登記簿謄本のコピーなどを用意しておくべきでしょう。
登記は2週間以内、社会保険は5日以内など、手続きごとに提出期限が異なる点には注意が必要です。
移転時は各手続きの提出先や期限を一覧化し、計画的に管理することが大切と言えます。
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まとめ
法人の住所変更にあたる本店移転登記は、定款の確認や社内決議をおこなったうえで、期限内に完了させる必要があります。
管轄内の移転か管轄外への移転かによって、手続きの進め方や登録免許税の扱いが変わる点に注意してください。
自社の組織形態を把握し、登記以外の税務・社会保険に関する届出も含めて全体のスケジュールを確認しておきましょう。
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株式会社バンダイ
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